Info inför vårens terminsavslutningar som kommer äga rum från nu i maj för de första grupperna och sedan en bit in i juni.

Läs igenom alla punkter nedan även om alla kanske inte gäller alla grupper.


AVSLUTNINGAR MED FIKA

Det är möjligt att köpa in avslutningsfika för de aktiva + tränare i grupperna. Summan är 50:- per verksamhetsår och om man hade avslutning i höstas återstår i de flesta fall 25:- nu för våren.

Vi rekommenderar starkt att avslutningsfikat intas utomhus. Dels av pandemiskäl, dels av för att vi enligt hyreskontrakten inte får ha något ätbart inne i salarna.


UPPVISNINGAR FÖR FÖRÄLDRAR

I samband med avslutningarna är det vanligt att man ha en lite uppvisning för föräldrarna. Med nuvarande regler går det inte att ha en sådan uppvisning inomhus. Håller man den utomhus får det, även det enligt nuvarande regler, vara max 8 som tittar på vilket kan göra det svårt att genomföra rättvist.

Är man utomhus behöver man även tänka på att även utomstående som eventuellt skulle stanna och titta i princip räknas in som publik om vi håller en aktivitet.

Så länge nuvarande regler gäller kan man därför i praktiken inte ha någon uppvisning vare sig inom- eller utomhus för anhöriga.


LÄGER

Notera att enligt nuvarande regler så går det inte att genomföra några läger. Det man kan göra är att flytta en träning till annan lokal om det inte innebär några nya kontakter i samband med resan eller träningen. Träningen kan då inte vara längre än den träningstid som man väljer att flytta.


NÄRVAROREGISTRERING

Huvudtränaren eller den/de som ansvarar för närvarorapporteringen för gruppen i Sportadmin behöver se över den registrerade närvaron i Sportadmin så att alla genomförda aktiviteter är godkända och bekräftade samt att ej genomförda aktiviteter är borttagna.

I och med arvodeshanteringen i Sportadmin samt att registrerade aktiviteter syns för alla medlemmar i medlemsappen behöver man löpande under hela terminen se till att hålla koll på registrering av närvaron samt registrerade aktiviteter.


ARVODEN

Alla tränare som ska ha arvode behöver rapportera sina arvodestimmar i Sportadmin. Det ska man göra löpande under terminen och för att kunna göra det behöver genomförda aktiviteter vara bekräftade i närvaroregistreringen.

Tränare som har med eget bar på träningen i BoU-sektionen får inget arvode utan har i stället fått rabatt på terminsavgiften. Men för tränare/hjälptränare i BoU-sektionen som inte har med eget barn ska arvodet rapporteras i Sportadmin (gäller ej minitränare). Det är därför viktigt att närvaroregistreringen hela tiden är uppdaterad så de har möjlighet att göra det.

I alla andra sektioner så ska tränarna redovisa sina arvodestimmar i Sportadmin. Dvs även de tränare som har med eget barn i gruppen.

Separat info om rapportering av arvodestimmarna har sänts ut. Kontakta ekonomi@solgf.se om ni vill ha en kopia på manualen hur man gör eller om ni har andra frågor.

Vid sidan av rapporteringen av arvodestimmarna i Sportadmin måste man även fylla i ett formulär med ytterligare info som vi behöver för att kunna betala ut arvodet. Länk till det formuläret kommer att sändas ut separat inför vårens redovisningsperiod som är 1–20/6.

Arvodet kommer betalas ut under vecka 25.


ÖVRIGA UTLÄGG

Har ni haft kontanta utlägg i gruppen för t.ex. inköp av avslutningsfika så ska det redovisas på för ändamålet avsedd blankett.

Redovisningen kan enbart ske på dessa blanketter.

Blanketterna sänds sedan in antingen genom att de postas till kansliet (SOL GF, Box 422, 129 04 Hägersten), lämnas i vår brevlåda på kansliets ytterdörr eller redovisas digitalt via vårt formulär för digitala redovisningar på nedanstående länk:

https://form.jotform.com/solgf/redovisning

Notera att redovisning av utlägg inte kan mejlas till kansliet och att, om ni väljer att göra en digital redovisning, villkoren för den följs enligt info på formulärsidan.

Länkar till redovisningsblanketterna finns i anslutning till redovisningsformuläret samt i dokumentarkivet på medlem.solgf.se.


UTHÄMTAT MATERIAL

Material som hämtats ut från kansliet ska lämnas tillbaka till kansliet efter er sista träning. Vi kommer under senare delen av maj och under juni ha ett antal dagar då det går bra att komma förbi kansliet med materialet. Det kommer även att, liksom tidigare under våren, boka in andra tider.


KODKORT

De tränare som har kvitterat ut kodkort men som inte ska vara kvar som tränare i höst måste lämna in dessa efter vårens sista träning.

För tränare som ska vara kvar i höst går det bra att behålla kodkortet över sommaren.

Stäm av i Sportadmin så att rätt kodkort är registrerat på just dig. Det är den som kodkortet är registrerat på som är ansvarig för kortet även om ni ibland kanske lånar av varandra under terminen.